承認機能を利用する
【承認機能を利用する】
ガリバーの承認機能は大きく分けて２種類存在します。
①単一承認：電子承認システム(１段階)を購入しているユーザの承認方法
②多段階承認：電子承認システム(多段階)を購入しているユーザの承認方法
※ガリバーEnterpriseおよびガリバー・プロステージの場合、電子承認システム(多段階)が標準バンドルされています。
〇単一承認と、多段階承認の違いについて
単一承認では、一つのデータに対して一人しか承認ができません。
多段階承認では、一つのデータに対して複数の承認者によって承認させることが可能です。
例えば、課長が承認を実施した後、次に部長に承認をしてもらって承認を完了させるといったことが
可能です。
〇多段階承認と単一承認の機能の違いについて
①申請処理
多段階承認では、データを登録した後、承認者に対して申請が必要です。
申請処理を実施する際に、５つまでファイルを添付できます。
申請時に添付したファイルは、承認一覧や申請一覧の添付ボタン、各機能のツールバーの
添付ボタンで添付ファイルを確認することが可能です。
※申請処理の方法については【申請を行う】を参照ください。
※添付ファイルの確認については【承認情報を確認し承認する】を参照ください。
単一承認ではデータ登録後、すぐに承認者は承認が可能です（申請処理無し）。
申請処理が無いので、ファイルの添付はできません。
②メールの通知
多段階承認には、申請時や承認時にメールで通知する機能があります。
社員のメールアドレスは、[社員登録]で登録します。
メールの送り先は以下の通りです。
a.申請処理を実施した場合
⇒最初の承認者に承認依頼メールが送信されます。
b.承認処理を実施した場合（最終承認以外）
⇒次の承認者に承認依頼メールが送信されます。
c.承認処理を実施した場合（最終承認）
⇒申請者に承認完了メールが送信されます。
d.承認取消処理を実施した場合（最終承認以外）
⇒次の承認者に承認依頼取消メールが送信されます。
e.承認取消処理を実施した場合（最終承認）
⇒申請者に承認完了取消メールが送信されます。
f.否認処理、差戻処理を実施した場合
⇒承認済の社員と申請者に否認・差戻メールが送信されます。
g否認取消処理、差戻取消処理を実施した場合
⇒承認済の社員と申請者に否認・差戻取消メールが送信されます。
単一承認は、メールの通知機能はありません。
③承認一覧の詳細ボタンクリック時に起動する画面での承認処理
多段階承認では、承認者が承認一覧より詳細ボタンをクリックした場合、ツールバーに
「承認・否認」ボタンが表示されます。
「承認・否認」ボタンをクリックすることで、承認・否認処理を実施することが可能です。
※詳細ボタンクリック時の詳細は【承認情報を確認し承認する】を参照ください。
単一承認は、「承認・否認」ボタンは表示されません。
④申請者と第１承認者が同じ場合
多段階承認では、申請者と第１承認者が同じ場合、第１承認者の承認処理を、申請時に自動で
実施します。（第２承認者も申請者と同じ場合は、第２承認者の承認処理も実施します。）
単一承認は、申請者と承認者が同じ場合でも、承認処理を自動で実施することはありません。
⑤システム管理者(administrator)の扱いについて
多段階承認では、システム管理者での申請処理、承認処理はできません。
単一承認では、システム管理者での承認処理は可能です。
〇多段階承認の申請後のデータ修正について
①修正機能を利用しない場合
一度申請を実施すると、データの修正はできません。
申請後にデータの修正を実施したい場合は、申請取消処理を実施してください。
しかし申請取消処理は、一人でも承認を実施している場合、実施できません。
申請取消処理を実施出来ない場合は、承認者が「否認」又は「差戻」処理を実施するまで、
データの修正はできません。
②修正機能を利用する場合
多段階承認では、承認フロー設定で登録する承認フェーズ毎に承認中の修正を可能とするか否かを
設定することが可能です。
※承認種別が「実行予算」「発注契約」「発注」の場合のみ
「承認中の修正」を「可能」とした場合、承認者が「承認一覧」の詳細ボタンから申請中のデータ
を直接修正することが可能です。
詳細は【承認途中の修正機能を利用する】、【承認情報を確認し修正する】を参照ください。
〇申請一覧、承認一覧の承認状態について
申請一覧、承認一覧の詳細は【申請情報を確認する】、【承認情報を確認し承認する】を参照ください。
①多段階承認
・申請一覧の承認状態
a.未承認⇒データを保存後、申請する前の状態です。
b.申請中⇒データを申請した後の状態です。
承認者が否認・差戻処理を実施するか、最終承認者が承認を実施するまで
申請中となります。
c.承認完了⇒最終承認者が承認を実施した後の状態です。
d.否認⇒承認者が否認を実施した後の状態です。
e.差戻⇒承認者が差戻を実施した後の状態です。
・承認一覧の承認状態
a.未処理⇒ログイン担当者に承認する順番が回ってきた時に、まだ承認処理を
実施していない状態です。
b.承認済⇒ログイン担当者が承認処理を実施した後の状態です。次以降の承認者が
否認・差戻を実施するか、最終承認者が承認するまで承認済となります。
c.承認完了⇒最終承認者が承認を実施した後の状態です。
d.否認⇒承認者が否認を実施した後の状態です。
e.差戻⇒承認者が差戻を実施した後の状態です。
②単一承認
・申請一覧の承認状態
a.未承認⇒データを保存後、承認・否認する前の状態です。
b.承認完了⇒承認者が承認を実施した後の状態です。
c.否認⇒承認者が否認を実施した後の状態です。
※MajorFlow連携を実施している場合は、MajorFlowに承認申請を実施している間は
申請中となります。申請中は、MajorFlow連携を実施している場合のみ表示されます。
・承認一覧の承認状態
a.未承認⇒データを保存後、承認する前の状態です。
※多段階承認の未処理と同じ扱いです。
b.承認完了⇒承認者が承認を実施した後の状態です。
c.否認⇒承認者が否認を実施した後の状態です。
〇引上承認について
引上承認とは、前の承認順の承認者を飛ばして、承認を実施することです。
引上承認を実施するには、まず、承認一覧で「引上承認対象の承認予定も含めて出力する。」を
チェックした状態で検索処理を実施します。
検索処理を実施すると、引上承認用のデータが表示されます。
あとは、通常通り結果欄を変更して保存ボタンをクリックするか、詳細ボタンをクリック後に
起動した画面で承認ボタンをクリックすれば、引上承認を実行します。